home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / busition / daycare1 / readme < prev   
Encoding:
Text File  |  1993-10-07  |  8.6 KB  |  200 lines
  1.  
  2.                          WELCOME TO DAYCARE SYSTEM
  3.  
  4.                     SYSTEM  REQUIREMENT  AND  PREPARATION
  5.  
  6.          An IBM PC-AT or compatible personal computer is required for
  7. DAYCARE. The computer requires a 640 KB DRAM for the MS-DOS
  8. operating system, a hard disk and a high density floppy diskette
  9. drive.  The hard disk is designated as Drive C.  Its free memory
  10. space should be at least 10 MB for normal operation.  The hard disk
  11. should be formatted using DOS 3.0 or later versions and its utility
  12. programs should reside in the hard disk.  When loading the program
  13. into the hard disk of your computer, a new subdirectory called
  14. DAYCARE
  15. will be created by the program supplied by the DAYCARE package. 
  16. This subdirectory will hold all of the programs and database files. 
  17. All indexed files which are needed for operation will also be in
  18. this subdirectory.
  19.  
  20.          Execute the following steps to load DOS and DAYCARE into your
  21. computer.  If you already have DOS on your computer go directly to
  22. step [6], otherwise the DOS subdirectory required for the DOS
  23. utility programs may be created as follows: 
  24.  
  25. [1]      Switch on the computer.
  26.  
  27. [2]      At the C:> prompt, enter the command MD DOS.
  28.  
  29. [3]      Now go to the newly created DOS subdirectory by typing the
  30.          command: CD DOS. The C:> will change to C:\DOS>.
  31.  
  32. [4]      Insert the DOS diskette into Drive A
  33.  
  34. [5]      Now enter the command COPY A:*.*.
  35.  
  36. All of the DOS utility programs will be copied into the DOS
  37. subdirectory on the hard disk.  Please note that the program to
  38. park the head of the hard disk (PARK.COM) should also reside in the
  39. DOS subdirectory.  Consult your computer dealer to obtain such a
  40. program.
  41.  
  42.          After the DOS subdirectory has been created and the files
  43. copied into it, follow these steps to load DAYCARE system onto your
  44. hard disk:
  45.  
  46. [6]      At the C:\> prompt type CD\.  C:\DOS> will change back to C:>.
  47.  
  48. [7]      Insert a 3 1/2" diskette into Drive B and at the C:> prompt,
  49.          type B:INSTALL or insert a 5 1/4" diskette into Drive A and
  50.          type A:INSTALL.
  51.  
  52.          The program 'INSTALL' will create a new subdirectory
  53. DAYCARE and copy into it all the DAYCARE programs and the required
  54. database files.
  55.  
  56.          After the copying and indexing operation, you should remove
  57. the diskette from Drive B or Drive A and store it in a safe place. 
  58. DAYCARE system is now ready for operation.  
  59.  
  60. Warning:          If you run the INSTALL program again after you have
  61.                   loaded the DAYCARE programs and have entered data, the
  62.                   existing database files will be erased from the hard
  63.                   disk. 
  64.  
  65.          To ensure normal operation of DAYCARE, the free space
  66. available on the hard disk will be checked every time you turn on
  67. the computer.  A warning message will be displayed when the total
  68. free space on the hard disk is less than 6 MB (megabytes).  When
  69. this happens we suggest that unnecessary files outside the DAYCARE
  70. subdirectory be deleted.
  71.  
  72.          To start DAYCARE from DOS, type CD\DAYCARE. At the DAYCARE
  73. directory prompt (ie. DAYCARE>), type DAYCARE.
  74.  
  75.          The first screen will list some precautions and give a brief
  76. introduction. Follow the instructions. Enter C to continue. Enter
  77. the correct date when prompted: If the date is correct, press
  78. <ENTER>. Press O to continue to the next screen or <ENTER> to
  79. correct date.  
  80.  
  81.  The main menu for DAYCARE will appear. Highlight your choice with
  82. the cursor keys. Press <ENTER>. Descriptions of the various options
  83. and the operations they perform are given below.
  84.  
  85. ■═══════════════════════════════════════════════════════════════■
  86.  
  87.          Welcome to DayCare System
  88.  
  89.  1 >     Daycare Centre
  90.  2 >     Parent/Mailing Labels
  91.  3 >     Children
  92.  4 >     Income From Parent
  93.  5 >     Income From Other
  94.  6 >     Overdue Notices
  95.  7 >     Expenses
  96.  8 >     Memoranda
  97.  9 >     T4-Slips for Parents
  98. 10 >     Waiting List
  99. 11 >     Employees
  100. 12 >     Password
  101. 13 >     Subsidies
  102. 14 >     Print Order Form
  103. 15 >     System Maintenance
  104. 16 >     PREVIOUS MENU
  105. 17 >     QUIT/Shareware
  106.  
  107.          Enter Option: ?
  108. ■═══════════════════════════════════════════════════════════════■
  109. Figure 1.  Main Program Menu.
  110.  
  111.  1 >              Will allow you to enter the name and address of your
  112.                   daycare centre and also a password.
  113.  2 >              Will allow you to maintain parent files. Will allow you
  114.                   to print mailing labels for parents singly or
  115.                   collectively.
  116.  3 >              Will allow you to maintain child files.
  117.  4 >              Will allow you to handle incoming parent payments and
  118.                   outstanding amounts. Will allow you to print statements
  119.                   for payments received and invoices.
  120.  
  121.  5 >              Will allow you to modify income from sources other than
  122.                   parents.
  123.  6                Will allow you to print overdue notices for parents with
  124.                   outstanding balances.
  125.  
  126.  7, 8, 11 >                Will allow you to maintain expense, memoranda and
  127.                            employee files.
  128.  9 >                       Will allow you to print T4-slips for parents.
  129. 10 >                       Will allow you to add and delete child files from
  130.                            the waiting list.
  131. 12 >                       Will allow you to change the password.
  132. 13 >                       Will allow you to trace and list children with
  133.                            subsidies. Will also allow you to enter the
  134.                            government subsidies as they arrive from the
  135.                            government.
  136. 14 >                       Will print an order form.
  137. 15 >                       Will allow you to reindex or back up files.
  138. Some Important Tips and Suggestions:
  139.  
  140.  1.      The daycare center address should be entered first before any
  141.          other operation is performed. The password should be entered
  142.          second.
  143.  
  144.  2.      Parent information must be entered in the system before a
  145.          child's information can be introduced. 
  146.  
  147.  3.      Before a parent's file can be deleted from the system, the
  148.          child's file must be removed.
  149.  
  150.  4.      If a parent has two or more children enrolled in the daycare
  151.          centre and decides to retire a child, the parent will still be
  152.          listed as a current parent until all his/her children have
  153.          been cleared from the system.
  154.  
  155.  5.      DAYCARE will not allow you to retire a child if the child's
  156.          parents have an amount outstanding. Therefore, before you try
  157.          to delete a child's file, you may wish to select "Income From
  158.          Parent" in the main program menu to update the parent payment
  159.          files.
  160.  
  161.  6.      If a child does not have allergies, do not enter anything
  162.          beside 'allergies.' Otherwise, the package will assume the
  163.          child has allergies for summary purposes.
  164.  
  165.  7.      "Tempra" is used to reduce fever in babies and toddlers. If
  166.          the parents give authorization, its use is permitted in some
  167.          daycare centres.
  168.  
  169.  8.      T-4 slips are for Child Care Income Tax Expense Claims.
  170.  
  171.  9.      Subsidy is the amount the government agrees to pay the daycare
  172.          centre for a child whose parents' income is limited.
  173.  
  174. 10.      Daily charge is the amount owed the daycare when the subsidy
  175.          is deducted. For example, if the cost of care per day is
  176.          $12.00 and the government agrees to pay a subsidy of $2.00,
  177.          the Daily charge you should enter is $10.00.
  178.  
  179. 11.      Breakfast: Some daycare centres furnish breakfast. Breakfast
  180.          is not included in the daily charge. It is extra. Ditto for
  181.          bus (fare).
  182.  
  183. 12.      Total daily charge is the sum of the daily charge, breakfast
  184.          and bus fare.
  185.  
  186. 13.      Outstanding amount: If 7 days a parent does not pay the daily
  187.          charge in full, provision has been made to calculate and if
  188.          desired, override the outstanding amount. If you do not wish
  189.          to override the outstanding amount, simply press <ENTER>. If
  190.          you wish to override the outstanding amount, enter the new
  191.          amount. The system will prompt you for a reason which you must
  192.          enter.
  193.  
  194. 14.      If you decide to print by fiscal year, you must cite as your
  195.          starting month a month where there are payments.
  196.  
  197. 15.      To exit a Help screen and return to the previous screen, press
  198.          'ESC.' Press <RETURN> to exit a Help screen only when you wish
  199.          to confirm information you have selected or to go to the next
  200.          screen.